paperoflife: Tutorial Penggunaan Mail Merge (Part I)

Tutorial Penggunaan Mail Merge
(Part I)

Dalam kegiatan perkantoran, surat merupakan alat komunikasi yang sangat penting. Dalam beberapa surat, terkadang kita memerlukan satu surat untuk dikirimkan kepada beberapa pihak. Namun dalam kegiatan perkatoran, efisiensi merupakan hal yang sangat penting. Setiap karyawan dituntut untuk mengerjakan tugas dengan cepat.

Namun jika kita mengirim surat untuk beberapa orang dengan form yang sama, tetapi berbeda alamat tujuan, kita tidak perlu mengedit manual secara satu-persatu surat yang ingin dikirim. Kita dapat mempersingkat waktu dengan menggunakan Mail Merge. Dengan Mail Merge, kita dapat mengirimkan surat yang sama tetapi berbeda alamat tujuan. Misalnya saja untuk membuat surat undangan, kartu tanda mahasiswa, dan lain-lain.

Dalam menggunakan Mail Merge, kita harus memiliki data-data penerima terlebih dahulu. Misalnya saja kita ingin membuat surat undangan, kita perlu mencatat terlebih dahulu pihak-pihak yang dituju. Mencatat data penerima dapat langsung dicatat pada database yang terdapat di microsoft word langsung, atau dapat pula dengan menggunakan data yang ada atau yang dicatat pada microsoft excel.

Saya akan menjelaskan tutorial mengenai penggunaan Mail Marge dengan database si micosoft word, dengan data yang ada pada ms. Excel dan penggunaan mail marge gambar pada kartu tanda mahasiswa. Namun pada postingan kali ini, yang pertama saya akan bahas adalah membuat surat undangan dengan menggunakan database pada microsoft word.

Berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1. Ketik konsep surat yang ingin dikirim, namun kosongkan panggilan,nama, jabatan, dan alamat penerima

2. Kemudian isi data-data penerima dengan memilih menu “Mailings”, “Select Recipients”, dan pilih “Type New List”.

3. Pilih “Customize Columns”, lalu hapus semua list dengan mengklik “delete”

4. Jika semua list sudah terhapus, maka tambahkan kembali list yang ingin digunakan. Yaitu list panggilan, nama, jabatan, dan alamat. Lalu tekan OK.

5. Isi List yang telah anda buat dengan menekan “new entry”, lalu isi sesuai data yang anda kehendaki. Jika semua data penerima telah diketik, tekan OK.

6. Selanjutnya anda akan diminta untuk menyimpan data tadi, maka simpanlah di folder yang anda inginkan.

7. Letakan kursor di tempat yang ingin diisi oleh list, tempatkan list sesuai kehendak yang anda inginkan dengan cara memilih menu “Mailings”, lalu "Insert Merge Field" lalu pilih list yang anda kehendaki (misalnya : panggilan).