Tutorial Penggunaan Mail Merge (Part III)

Tutorial Penggunaan Mail Merge
(Part III)

                Sebelumnya saya telah membahas tentang cara menggunakan Mail Merge untuk surat. Kali ini saya akan menjelaskan tentang cara menggunakan Mail Merge yang datanya berupa gambar. Penggunaan Mail Merge gambar ini dapat digunakan untuk membuat KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), Sertifikat, dan lain-lain yang memerlukan gambar berbeda namun dengan format isi yang sama.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1.       Ketik terlebih dahulu konsep KTM/Sertifikat yang anda inginkan

2.       Siapkan foto-foto yang ingin ditampilkan. Untuk mempermudah, simpanlah foto dan file konsep dalam 1 folder.

3.       Tulislah data-data yang sifatnya berbeda di microsoft excel, misalnya seperti nama, nomor, jurusan, agama, dan foto yang ingin ditampilkan.

4.       Untuk mengisi kolom foto, gunakan melalui hyperlink. Caranya pilih menu insert, lalu pilih “Hyperlink”. Lalu “Exiting file for web page”, lalu “current folder”, pilih foto yang telah anda simpan tadi, dan pilih “OK”.

5.       Isi semua data “foto” dengan cara di atas

6.       Jika semua data telah tertulis, namai tabel data yang telah anda buat di name manager. Caranya blok tabel data, pilih menu “formulas, lalu pilih “name manager”, lalu “new”

7.       Kemudian beri nama “tabeldata” lalu “Ok” dan “close”

8.       Jika sudah, simpanlah file microsoft excel tersebut.

9.       Langkah selanjutnya, Buka kembali konsep yang sudah anda buat, lalu pilih menu “Mailings” kemudian pilih “start mail merge”, lalu “directory”

10.   Selanjutnya, pilih menu “Milings” kembali, lalu “Select Recipients”, lalu “Use Exiting List”. Kemudian pilih file excel tempat data tadi, lalu pilih “tabeldata”, kemudian uncheck “first row of data contains column header”, dan “OK”

11.   Letakan kursor di tempat yang ingin diisi data, lalu pilih “Insert Merge Field”, lalu pilih list yang dikehendaki

12.   Jika sudah, maka blok list “foto”, lalu tekan ctrl+F9 secara bersamaan sehingga muncul tanda {}

•              Tambahkan tulisan “MERGEFIELD” hinga seperti ini

•            Blok lagi, dan tekan lagi ctrl+F9 hingga seperti ini

•         Tambahkan kembali tulisan IF TRUE seperti ini

•         Blok lagi, dan tekan lagi ctrl+F9 sehingga seperti ini

•       Tambahkan kembali tulisan INCLUDEPICTURE seperti ini

•       Terakhir tambahkan tulisan \d pada akhir hingga seperti ini

13.   Untuk melihat hasilnya, pilih “Preview Results” lalu pilih llist “foto” dan “Ok”

Sekian mengenai post kali ini. Semoga bermanfaat

Tutorial Penggunaan Mail Merge (Part II)

Tutorial Penggunaan Mail Merge
(Part II)

Sebelumnya saya telah memposting cara membuat surat menggunakan Mail Merge dengan data yang dibuat langsung di Microsoft Word. Kali ini saya akan memposting langkah-langkah membuat surat dengan menggunakan Mail Merge yang data penerimanya ada di Microsoft Excel.

Kali ini saya akan memberi contoh penggunaan Mail Merge untuk pembuatan surat undangan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :

1.       Pertama, buat terlebih dahulu tabel penerima surat di Microsoft Excel

2.       Selanjutnya, namai tabel yang telah dibuat. Caranya blok tabel, lalu pilih menu “Formulas”, lalu pilih “File Manager”

3.       Selanjutnya pilih “New” lalu ketik nama yang diinginkan dan tekan “OK”. Kemudian “Close”

4.       Jika tabel sudah diberi nama, maka simpan tabel tadi di folder yang anda inginkan.

5.       Kemudian ketik konsep surat yang ingin dikirim, namun kosongkan data yang sifatnya berbeda. Misalnya panggilan, nama, jabatan, dan alamat  penerima

6.       Kemudian isi data-data penerima dengan memilih menu “Mailings”, “Select Recipients”, dan pilih “Use Existing List”.

7.       Kemudian pilih file excel yang tadi anda simpan

8.       Selanjutnya pilih nama tabel yang anda buat, lalu uncheck “First row data of contains column headers”, lalu tekan “OK”

9.   Selanjutnya, letakan kursor di tempat yang ingin diisi oleh list, tempatkan list sesuai kehendak yang anda inginkan dengan cara memilih menu “Mailings”, lalu “Insert Merge Field” lalu pilih list yang anda kehendaki.

10.   Jika satu list sudah tersisip, sisipkan list lain dengan cara serupa.

11.   Jika semua list sudah tersisip, anda dapat melihat hasilnya dengan memilih “Preview Results”. Untuk melihat semua surat, tekan tanda panah.

12.   Jika anda ingin langsung mencetak (print) semua surat tadi, pilih “Finish & Merge” lalu “Edit Individual Documents” lalu “OK”

Dengan melakukan langkah tersebut, maka semua surat akan langsung tergabung dalam satu file. Sehingga anda dapat langsung mencetaknya.

Tutorial Penggunaan Mail Merge (Part I)

Tutorial Penggunaan Mail Merge
(Part I)

Dalam kegiatan perkantoran, surat merupakan alat komunikasi yang sangat penting. Dalam beberapa surat, terkadang kita memerlukan satu surat untuk dikirimkan kepada beberapa pihak. Namun dalam kegiatan perkatoran, efisiensi merupakan hal yang sangat penting. Setiap karyawan dituntut untuk mengerjakan tugas dengan cepat. 

Namun jika kita mengirim surat untuk beberapa orang dengan form yang sama, tetapi berbeda alamat tujuan, kita tidak perlu mengedit manual secara satu-persatu surat yang ingin dikirim. Kita dapat mempersingkat waktu dengan menggunakan Mail Merge. Dengan Mail Merge, kita dapat mengirimkan surat yang sama tetapi berbeda alamat tujuan. Misalnya saja untuk membuat surat undangan, kartu tanda mahasiswa, dan lain-lain.

Dalam menggunakan Mail Merge, kita harus memiliki data-data penerima terlebih dahulu. Misalnya saja kita ingin membuat surat undangan, kita perlu mencatat terlebih dahulu pihak-pihak yang dituju. Mencatat data penerima dapat langsung dicatat pada database yang terdapat di microsoft word langsung, atau dapat pula dengan menggunakan data yang ada atau yang dicatat pada microsoft excel.

Saya akan menjelaskan tutorial mengenai penggunaan Mail Marge dengan database si micosoft word, dengan data yang ada pada ms. Excel dan penggunaan mail marge gambar pada kartu tanda mahasiswa. Namun pada postingan kali ini, yang pertama saya akan bahas adalah membuat surat undangan dengan menggunakan database pada microsoft word.

Berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.       Ketik konsep surat yang ingin dikirim, namun kosongkan panggilan,nama, jabatan, dan alamat  penerima

2.       Kemudian isi data-data penerima dengan memilih menu “Mailings”, “Select Recipients”, dan pilih “Type New List”.

3.       Pilih “Customize Columns”, lalu hapus semua list dengan mengklik “delete”

4.       Jika semua list sudah terhapus, maka tambahkan kembali list yang ingin digunakan. Yaitu list panggilan, nama, jabatan, dan alamat. Lalu tekan OK.

5.       Isi List yang telah anda buat dengan menekan “new entry”, lalu isi sesuai data yang anda kehendaki. Jika semua data penerima telah diketik, tekan OK.

6.       Selanjutnya anda akan diminta untuk menyimpan data tadi, maka simpanlah di folder yang anda inginkan.

7.       Letakan kursor di tempat yang ingin diisi oleh list, tempatkan list sesuai kehendak yang anda inginkan dengan cara memilih menu “Mailings”, lalu "Insert Merge Field" lalu pilih list yang anda kehendaki (misalnya : panggilan).

8.       Jika panggilan sudah tersisip, sisipkan list lain dengan cara serupa.

9.       Jika semua list sudah tersisip, anda dapat melihat hasilnya dengan memilih “Preview Results”. Untuk melihat semua surat, tekan tanda panah.

10.   Jika anda ingin langsung mencetak (print) semua surat tadi, pilih “Finish & Merge” lalu “Edit Individual Documents” lalu “OK”

Dengan melakukan langkah tersebut, maka semua surat akan langsung tergabung dalam satu file. Sehingga anda dapat langsung mencetaknya.